Gemeente Utrecht

Opdracht
Bij de Gemeente Utrecht werken we volgens het gemeentebrede office management concept. Binnen onze dienst is dat een model met centrale aansturing door een hiërarchisch leidinggevende en inhoudelijke aansturing door een coördinator. De secretaresses van onze dienst bij de Gemeente Utrecht zijn van werkplek veranderd om hun eigen ontwikkeling en flexibiliteit te bevorderen en de uitwisseling van werkwijzen te stimuleren.

In 2013 heeft Drielink Coaching een nulmeting gedaan om te onderzoeken hoe de secretaresses de onderlinge samenwerking zelf ervoeren en zijn in twee teamsessies afspraken gemaakt om een nog betere samenwerking tot stand te brengen.

In 2014 zijn we als dienst naar het Stadskantoor verhuisd. Er zijn drie vaste secretariaten (Servicepunt) ingericht en voor de assistenten is flexwerken mogelijk gemaakt. Ik vond dat een goed moment om te kijken hoe we als team nog effectiever konden samenwerken.

Voor die verdiepingsslag hebben we opnieuw samengewerkt met Drielink Coaching. Daarbij is eerst weer een meting gedaan, waar een aantal concrete verbeterpunten uit kwam. Met die verbeterpunten zijn we in een aantal coachingsessies actief aan de slag gegaan.

Aanpak
Tijdens de nulmeting hebben de secretaresses binnen onze dienst de veertien aspecten van samenwerking anoniem een cijfer gegeven. Op basis daarvan werd een gemiddeld cijfer samengesteld voor de samenwerking als geheel. Iedereen blijkt een eigen beeld te hebben van wat samenwerken nu eigenlijk is. Dat gaf ons het inzicht dat er bij samenwerken meer komt kijken dan we eigenlijk denken. Dat we daar met zijn allen actief aan moeten werken en dat je daar een eigen verantwoordelijkheid in hebt.
In het vervolgtraject hebben de coaches met iedereen individueel een gesprek gevoerd. Hoe sta je er nu in, hoe gaat het nu met de samenwerking en waar loop je tegenaan. We vonden het belangrijk dat de secretaresses zelf nadenken over de dingen die beter kunnen. Dan wordt het niet opgelegd, maar komt het echt uit de groep.
Elkaar feedback geven en weten wat het effect daarvan op een ander is vonden we heel belangrijk. Daar hebben we tijdens de sessies veel mee geoefend. De sfeer in het team is goed genoeg, maar het kan nog steeds veel beter als je meer zicht hebt op hoe je naar jezelf kijkt en hoe een ander naar je kijkt. Dan heb je ook meer voor een ander over.
De secretaresses hebben ook hun eigen sterke punten benoemd. Doordat je elkaars specialisme kent kun je elkaar namelijk beter helpen en dat versterkt de onderlinge band.

Resultaten
Na de coachingsessies is voor de derde keer een meting gedaan en zijn opnieuw de verschillende onderdelen van het samenwerken beoordeeld door de medewerkers. Die cijfers zijn echt omhoog gegaan. Dus die vier sessies hebben ons als team heel veel gebracht.
Er is meer begrip voor elkaar, de energie is verbeterd en er is meer een teamgevoel. De drempel om elkaar vragen te stellen is verlaagd. Men heeft meer inzicht in elkaars kwaliteiten en durft daar meer gebruik van te maken.
Het coachingstraject heeft zonder twijfel opgeleverd wat ik ervan had verwacht. Ik zie gewoon dat dit het teamgevoel en het effectief samenwerken heeft verbeterd. En de medewerkers hebben het zelf ook als leuk en nuttig ervaren. In het begin werd het als een verplichting gezien, maar al heel snel ging men zelf ook inzien van wauw wat is dit toch boeiend en wat heb ik hier toch veel aan.

Conny Zuidema, Coördinator team office management, Gemeente Utrecht